- Buscar un dato.
- Reemplazar datos.
- Ordenar Registros (Ordenar por un campo, Ordenar por varios campos)
- Eliminar los criterios de ordenación.
- Aplicar Filtros en Access.
- Filtros simples.
- Filtros por selección.
- Filtro por formulario.
- Filtros avanzados.
Una búsqueda localiza los registros con cierto criterio de uno en uno. Los filtros localizan todos los registros que tienen ese criterio en común de una sola vez.
Un filtro es un criterio (conjunto de criterios) que se aplica a los registros de una tabla (o una consulta o un formulario) a fin de mostrar un subconjunto de los registros que cumplan con cierta condición. Un filtro permite ver solo específicos.
Access maneja diversos tipos de filtros:
· filtro por selección
· filtro por formulario
· filtro avanzado.
Usar el filtro por selección
1. En un campo de la hoja de datos, encuentre una aparición del valor que desea que contengan los registros para que sean incluidos en el resultado del filtro.
2. Seleccione el valor y, a continuación, haga clic Filtro por selección en la barra de herramientas. Puede seleccionar todo el valor de un campo o parte de él (el modo en que se selecciona el valor determina qué registros devuelve el filtro).
| Al seleccionar | Encuentra los registros en los que | Ejemplo |
|---|---|---|
| El contenido completo de un campo (o situar el cursor en el campo sin seleccionar nada) | El contenido completo del campo coincide con la selección | En el campo Ciudad seleccione “Nuevo Laredo”, para ver todos los registros de “Nuevo Laredo”. |
| Los primeros caracteres de un campo. | En los que los primeros caracteres son los mismos que los seleccionados | Si en el campo Paterno seleccionamos Gar, el filtro entrega los registros con Garay, García, Garza, etc. |
| Un grupo de caracteres intermedios | Ese campo contiene los caracteres seleccionados | Por ejemplo si en nombre de libro seleccionamos Access, encontrará “Domine Access 2007” y “Microsoft Access 2010” |
Usar el filtro por formulario
1. Abra una tabla en vista de hoja de datos
2. Haga clic filtro avanzado / filtro por formulario para cambiar a la ventana correspondiente
3. Seleccione el campo en el que desea especificar los criterios que esos registros deben cumplir para ser incluidos en el conjunto de registros filtrados.
4. Introduzca los criterios seleccionando en la lista desplegable del campo el valor que desea buscar (o escriba el valor en el campo). Podemos aplicar criterios de filtrado a más de un campo.
5. Haga clic en Alternar Filtro, para ver la lista filtrada.
Para especificar criterios más complejos, escriba la expresión completa utilizando la combinación apropiada de identificadores, operadores, caracteres comodín y valores para producir el resultado deseado.
| Carácter comodín | Uso | Ejemplo |
|---|---|---|
| ? | Sustituye a un carácter individual | Trevi?o filtrará los registros con Trevino, Treviño y Trevi~o |
| * | Sustituye a uno o varios caracteres | Si el criterio utilizado es Gar*, el filtro entrega los registros con Garay, García, Garza, etc. |
| # | Sustituye a un carácter numérico individual | Si el criterio utilizado es 200# el filtro entrega los registros con 2000, 2001, 2002,…, 2009 |
Usar el Filtro avanzado
1. Abra una tabla en la vista de hoja de datos
2. Haga clic filtro avanzado / filtro avanzado
3. Agregue a la cuadrícula de diseño el campo o campos que requiere y especifique los valores y criterios que el filtro utilizará para encontrar registros deseados.
4. Si desea ordenar los registros, en el renglón ordenar seleccione Ascendente o Descendente
5. En el renglón de criterios anote el o los criterios deseados (O lógica para criterios en renglones contiguos Y lógica para criterios en el mismo renglón)
6. Haga clic en Alternar Filtro, para ver la lista filtrada
Estando en la cuadricula de diseño de filtro avanzado podemos dar clic al botón de filtro avanzado y seleccionar la opción de Guardar como Consulta.
En esta sección vamos a realizar todo lo que indica la Práctica 5 (Ordenación y filtrado en Tablas de Access) y la siguiente presentación:
En este enlace puede descargar el archivo correspondiente.
Access permite realizar filtros complejos sobre Tablas, Consultas, Formularios e Informes, de una manera muy sencilla, para ello nos colocamos en el campo que deseamos filtrar y damos clic al Botón de filtro de la Cinta de Opciones.
También podemos filtrar dando clic a una celda de la tabla y clic al botón derecho del apuntador, para que Access despliegue un menú contextual que incluye filtros.
En la parte de abajo de la pantalla podemos ver si la hoja de datos esta filtrada o sin filtrar (dar clic en Alternar filtro).
Otras tablas para practicar filtros: Tablas para practicar filtros y consultas
...
...
Los archivos de Access que emplearemos para esta práctica ya han sido trabajados previamente y los deben tener en su SkyDrive todos ustedes, como se les indicó en su oportunidad. Quienes no los tengan pueden construirlos a partir de las tablas de Excel anteriormente proporcionadas, algunas de las cuales se citan a continuación
Nómina
Pagos Alumnos
Calificaciones MFQ
PC promociones
Dentista
Alumnos Administración
Carpeta con archivos para las prácticas
Primeras prácticas de Access
A continuación estan los enlaces a algunas bases de datos de ejemplo (para que practiquen estos temas):
Algunas ligas interesantes:
Ordenar registros en Access 2007
Filtros en Access 2007
Filtrar Registros
