martes, 24 de agosto de 2010

Temas de Access






Los temas a cubrir en esta unidad son:

1) BASES DE DATOS

a) Abrir una base de datos existente

b) Partes de una base de datos (tablas, formas, consultas, reportes)

c) Vista normal, vista de diseño

d) En vista de diseño revisar las propiedades de cada campo

e) Obtener ayuda

f) Crear una base de datos con el Asistente

g) Crear una base de datos en blanco



2) TABLAS

a) Crear una tabla

b) Importar una tabla de Excel

c) Crear una tabla con el Asistente

d) Cambiar de nombre un campo

e) Reubicar campos

f) Agregar un campo

g) Borrar un campo

h) Cerrar una tabla

i) Abrir una tabla

j) Cambiar de nombre a una tabla



3) EDITAR TABLAS

a) Desplazarse a través de varios registros

b) Seleccionar datos

c) Dar Zoom a una celda (Shift F2)

d) Agregar un registro

e) Borrar un registro

f) Editar datos de un registro

g) Mover o copiar datos

h) Comprobar ortografía

i) Cambiar ancho de columnas

j) Cambiar altura de renglones

k) Cambiar tipo de Fuente

l) Cambiar la apariencia de una celda

m) Ocultar un campo

n) Congelar un campo



4) CAMPOS

a) Tipos de campos (texto, memo, número, auto numérico, fecha, Si/No, Objeto, Hipervínculo)

b) Mostrar las propiedades de un campo

c) Cambiar el tipo de datos

d) Elegir un formato

e) Agregar un letrero

f) Dar un valor por default

g) Requerir entrada de datos

h) Permitir hileras de longitud cero

i) Agregar una regla de validación

j) Crear un campo Si/No

k) Crear un índice

l) Crear un campo tipo lista (lookup column)

m) Agregar imágenes a un registro

n) Crear una máscara de entrada



5) ESTABLECER VÍNCULOS

a) Ajustar la llave primaria (campo clave)

b) Establecer una nueva relación

c) Obligar integridad referencial

d) Borrar un vínculo



6) CREAR FORMAS

a) Crear una forma a partir de una tabla

b) Cambiar la vista de una forma

c) Moverse a través de varios registros

d) Agregar un registro

e) Borrar un registro

f) Editar datos

g) Cambiar de nombre a una forma

h) Descartar una forma



7) DISEÑO DE FORMAS

a) Mover un control

b) Cambiarlo de tamaño

c) Borrar un control

d) Agregar un campo

e) Cambiar el formato de un campo

f) Agregar una imagen

g) Cambiar texto de etiquetas

h) Cambiar el tamaño de la forma

i) Utilizar Autoformato



8) MANEJAR DATOS

a) Encontrar datos

b) Reemplazar datos

c) Ordenar datos

d) Filtrar por selección

e) Filtrar por exclusión

f) Filtrar por forma



9) CONSULTAS

g) Crear una consulta simple

h) Ordenar registros

i) Establecer criterios

j) Borrar un campo

k) Ocultar un campo

l) Agregar un campo

m) Reubicar campos

n) Cambiar de nombre a una consulta

o) Descartar una consulta

p) Crear una consulta con el Asistente



10) CONSULTAS AVANZADAS

a) Trabajar con tablas múltiples

b) Desplegar valores extremos

c) Efectuar cálculos

d) Cambiar formato de un campo calculado

e) Obtener totales

f) Emplear parámetros

g) Cambiar tipos de unión

h) Usar criterios múltiples

i) Resumir dato

j) Encontrar registros no igualados (unmatched)



11) REPORTES

a) Crear un reporte

b) Cambiar la vista de un reporte

c) Cambiar de nombre a un reporte

d) Borrar un reporte

e) Crear un reporte con el Asistente



12) IMPRESIÓN

a) Vista preliminar

b) Ajuste de página

c) Imprimir información

d) Imprimir etiquetas postales



13) IMPORTAR Y EXPORTAR INFORMACIÓN



14) RELACIONAR ACCESS CON WORD Y EXCEL



15) ACCESS E INTERNET
...

...

Vínculos entre tablas (Relaciones)


Para diseñar una base de datos lo primero que se requiere es identificar cual es la información que necesitan conocer los usuarios de la misma. Esto se obtiene de la especificación de los requerimientos de parte del usuario.


El siguiente paso es traducir estos requerimientos en un esquema conceptual de la base de datos. Se emplea el diagrama entidad-relación para representarlo gráficamente.

El diagrama entidad-relación se basa en "una percepción del mundo real que consiste en una colección de objetos básicos llamados entidades y relaciones entre estos objetos"
El diagrama entidad-relación es el modelo más ampliamente usado para el diseño conceptual de bases de datos y fue introducido por Peter Chen en 1976.


Conceptos básicos:


"Una ENTIDAD es un objeto que se distingue de otros objetos por medio de un conjunto específico de atributos". Por ejemplo algunas entidades pueden ser: Alumno, Empleado, Artículo, etc.


Un juego de entidades es un conjunto de entidades del mismo tipo que comparten las mismas propiedades o atributos. Ejemplo: La totalidad de los alumnos de una escuela.


ATRIBUTOS. Representan las propiedades básicas de las entidades. Cada entidad tiene un juego de atributos cuyos valores le identifican en forma única. La entidad "Alumno" podría tener los atributos: nombre, apellido, año de nacimiento, etc.


TIPOS DE ATRIBUTOS


SIMPLES: son aquellos que no se han dividido en subpartes. (Por ejemplo del numero de control de un alumno)


COMPUESTOS: son los que pueden dividirse en otros atributos, por ejemplo el atributo nombre, puede dividirse en nombre, apellido materno y apellido paterno.


MONOVALUADO (de un solo valor) Por ejemplo el atributo sexo es único.


MULTIVALOR: Por ejemplo un alumno puede tener cero o más números telefónicos.


DERIVADO: el valor de este tipo de atributo es obtenido a partir de los valores de otro. Por ejemplo la edad se deriva de la fecha de nacimiento (en relación con la fecha actual).


Una RELACIÓN es una asociación entre diferentes entidades. Por ejemplo un alumno con calificación (de una cierta materia).



La cardinalidad expresa el número de entidades a las que se puede asociar otra entidad a través de un conjunto de relaciones. (derivado de Cardinal : que expresa un número)


Tipos de relaciones (Cardinalidad )
  • Uno a uno



Una entidad en A esta asociada con una entidad en B y viceversa (por ejemplo el nombre del alumno con su número de control, o un aparato y su número de serie.)
  • Uno a muchos (ó muchos a uno )




Una entidad en C esta asociada con 0 ó más entidades en D. (por ejemplo "Un profesor puede impartir varias clases. Pero una clase solo la imparte un profesor". Otro ejemplo "Una madre puede tener cualquier número de hijos, pero cada hijo pertenece a una sola madre").
  • Muchos a muchos

Una entidad en E esta asociada con cualquier número de entidades en F (0 ó más) y viceversa. Por ejemplo "en un proyecto de investigación puede haber cualquier número de investigadores, un investigador puede participar en cero o varias investigaciones".
En el diseño de una base de datos no se permiten relaciones directas “muchos a muchos”. Se tiene que añadir una tabla entre las dos, que sirva de enlace y evite que las dos tablas queden relacionadas directamente.

Para mayor información lea los siguientes apuntes: Modelo Entidad Relación de Guillermo Storti et al.
Podemos accesar en Internet a más de 500 modelos entidad relación de bases de datos, aunque estan en inglés son facilmente entendibles por tratarse de diagramas.
El creador de todos estos modelos de base de datos es un especialista que ha creado las bases de datos de múltiples empresas en los EE.UU. y Europa, quien cita: "el diseño de estos modelos de datos me da la oportunidad de devolver algo a la comunidad de base de datos que me ha proporcionado una buena forma de vida durante más de 15 años"

Al establecer relaciones, es usual definir cuales campos son los más importantes.
CLAVE o LLAVE PRIMARIA Es el atributo que se usa para diferenciar una entidad de otra, por ejemplo un alumno de otro (en este caso la llave primaria es el numero de control).
  • Cada tabla (juego de entidades) debe tener una llave primaria.
  • La llave primaria debe ser única y no cambiar con el tiempo.

Una vez definida la clave principal, se puede utilizar en otras tablas para hacer referencia a la tabla que contiene la clave principal. Por ejemplo, un campo ID_alumno de la tabla Alumnos podría aparecer también en la tabla Matemáticas. En la tabla Alumnos es la clave principal y en la tabla Matemáticas es una clave externa o foránea. (Una clave externa, en otras palabras, es la clave principal de otra tabla).
La integridad referencial es un sistema de reglas que utiliza la base de datos para garantizar que las relaciones entre los registros de tablas relacionadas son válidas y que no se eliminen ni modifiquen accidentalmente datos relacionados.
Usualmente se maneja con dos opciones:
Cuando la casilla de verificación Actualizar en cascada los campos relacionados está activada, el cambio de un valor de clave principal en la tabla principal actualiza automáticamente el valor coincidente en todos los registros relacionados.
Cuando la casilla de verificación Eliminar en cascada los registros relacionados está activada, la eliminación de un registro en la tabla principal elimina todos los registros relacionados en la tabla relacionada.

Vínculos entre tablas es el tema de la segunda práctica de la materia.

Como Crear una Base de Datos Sencilla (incluye como construir sus tablas y relaciones):
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Nomina 2010.xls

Dentista




Los diagramas de entidad-relación pueden ser convertidos en tablas. Para cada una de las entidades podemos crear una tabla en la que las columnas de la tabla son los atributos de la entidad. Podemos interconectar las tablas

TAREA: Investigar más sobre el tema de Diagramas E-R (entidad-relación).
Wikipedia    http://es.wikipedia.org/wiki/Modelo_entidad-relaci%C3%B3n
Modelo Entidad-Relación  http://www.tejedoresdelweb.com/wiki/images/c/c7/Basesdatos_teo3_modelo_er.pdf

Modelo Entidad-Relación  http://sistemas.itlp.edu.mx/tutoriales/basedat1/temas2.htm
Modelado de datos  http://ict.udlap.mx/people/carlos/is341/bases02.html

EJERCICIOS

Elaborar los diagramas entidad-relación de cada una de las siguientes bases de datos propuestas y proponga los vínculos entre tablas. Establezca cuales son las interrogantes básicas que debe responder cada una de ellas.
Llene varias tablas con datos de ejemplo, y verifique teoricamente si con la informacion disponible es factible dar respuesta a las preguntas elaboradas.

Herramienta CASE para construir modelos E-R  Software Engineering Tutor


TAREA. Conforme a su número de lista cada alumno deberá realizar el modelo E-R, proponer y construir las tablas y sus relaciones correspondientes para elaborar una base de datos del problema planteado.


1 Viaje de prácticas

Proponga las tablas y las relaciones de una base de datos que permita llevar el control de caja de las aportaciones de cada alumno para realizar un viaje de prácticas. Se requiere conocer (al menos) lo siguiente

a) Cuanto ha pagado cada alumno (dando el # de control del alumno)

b) Cuanto adeuda cada alumno, si el total a pagar es $2000

c) Cuanto ha pagado cada grupo

d) Cuanto se ha pagado en total

e) Cuanto se pago en cierta fecha (dando la fecha)

f) Cuanto se pago en un rango de fechas





2 Estacionamiento escolar

Para el control del estacionamiento escolar, se desea almacenar información sobre personas y los coches que poseen. Una misma persona puede poseer varios coches aunque puede haber personas que no posean ningún coche. Los coches se identifican mediante su número de matrícula y las personas mediante su CURP (documento nacional de identidad). Si son alumnos debe incluirse el número de control, carrera, semestre. Si son empleados el número de empleado, el departamento en que laboran y el puesto.

3 Gimnasio

Proponga las tablas y las relaciones de una base de datos que permita llevar un registro de usuarios de un gimnasio, que incluya el código de identificación de cada cliente, código de identificación, Actividad (Pesas, Karate, Tae Kwon Do, Aeróbics, etc.), Cuota (la cantidad que paga mensualmente) y Observaciones (por ejemplo si tiene algún problema médico, etc.). Agregue tablas para el control de rutinas asignadas y seguimiento de medidas corporales.

4 Control de asistencia

Proponga las tablas y las relaciones de una base de datos que permita registrar la asistencia diaria a una empresa y generar de ella la nomina semanal.

5 Facturación

Utilizando un catálogo de productos y un catálogo de clientes se capturan las facturas, las cuales son impresas y almacenadas en una tercera tabla. El sistema debe contar con una serie de reportes para conocer los importes y cantidades, facturados por periodo, por cliente o por producto.

6 Caja de cobros escolares

En una escuela, las colegiaturas, cursos de verano, titulaciones, etc. se pagan íntegramente o en parcialidades y se requiere un sistema que lleve el control de pagos. Se tiene una tabla de alumnos con número de cuenta y un catálogo de conceptos, además de la tabla principal que es la de Recibos en la que se captura el número de cuenta, el concepto e importe de cada pago. El sistema imprime estados de cuenta de cada alumno y el corte diario de caja y otros reportes.

7 Control de Activo Fijo.

El sistema conserva el registro de los activos de la empresa con fecha de adquisición y catalogados por tipo de activo, cuenta además con una tabla de depreciación por tipo de bien, de tal forma que dependiendo del tipo de activo, se calcula automáticamente el valor actualizado y depreciación, imprime el inventario y el inventario histórico. El sistema tiene además tabla de centros de costo para relacionar los activos con su correspondiente centro de costo.

8 Nomina

Se desea automatizar es una nómina de empleados donde, además de las informaciones típicas de nombre y número, participan informaciones asociadas referentes al departamento del empleado, su cargo y su salario. Estas informaciones constan en otras dos listas. Estas listas son naturalmente tabulares y su exacto contenido queda evidente a lo largo del texto.

9 Entradas y Salidas

Que permita llevar el control de entradas y salidas de caja de una empresa. También servirá para generar balances simples.

10 Chequera


Que permita controlar ingresos y egresos para varios proyectos y conocer la disponibilidad de efectivo.

11 Mantenimiento preventivo

Que permita programar oportunamente las labores de mantenimiento y la compra anticipada de las refacciones necesarias para ello.

12 Recursos Humanos

Que permita llevar un registro de empleados, salarios, puestos, departamentos en que laboran y los pagos que han recibido.


13 Catastro

Se desea almacenar información sobre personas y sus viviendas en propiedad. Supondremos que una vivienda tan solo puede pertenecer a una persona y que no toda persona debe ser obligatoriamente propietaria de al menos una vivienda.

14 Cursos y aulas

Se desea diseñar una pequeña base de datos para almacenar información relativa a los estudios universitarios de un grupo de alumnos pertenecientes al Tecnológico. Un alumno puede cursar a la vez varias asignaturas pertenecientes a cursos distintos. Cada curso se compone de una serie de asignaturas que se imparten en aulas. Las asignaturas se agrupan en áreas de conocimiento y los profesores que las imparten se agrupan en departamentos que supondremos no guardan relación con las áreas de conocimiento. No hay asignaturas sin alumnos. Todo profesor debe estar adscrito a un único departamento. Una asignatura puede ser impartida por varios profesores siempre que éstos pertenezcan al mismo departamento. Puede haber profesores que no impartan clase.

15 Pedidos

Una empresa desea almacenar información sobre sus clientes y los pedidos que éstos realizan. Un pedido consta de un número variable de artículos deseados en una determinada cantidad. La empresa guarda un determinado número de unidades de cada artículo en su almacén. Puede ser que la cantidad realmente entregada de un artículo en un pedido sea inferior a la cantidad pedida si no hay suficiente stock. Los pedidos pueden ser urgentes, en cuyo caso se especifica además un número máximo de días que el cliente está dispuesto a esperar el servicio del pedido.

16 Seguro de gastos médicos

Construir un diagrama E-R para una compañía aseguradora que vende seguros de gastos médicos mayores. Los clientes pueden tener más de una persona asegurada. También se requiere llevar el registro de las veces que ha utilizado el seguro cada uno de los asegurados como por ejemplo fecha, descripción de la enfermedad y/o accidente, procedimiento hospitalización, intervenciones, médico tratante, etc.

17 Facturas

Se tienen CLIENTES de los que se guarda un número de cliente, nombre, apellidos, lista de teléfonos, fax y correo electrónico. Los clientes realizan PEDIDOS. (Un pedido no puede ser realizado por dos clientes simultáneamente). Cada pedido tiene un número de pedido, una fecha asociada y una persona de contacto. Cada pedido aglutina varias LÍNEAS DE DETALLE, cada una con una cantidad y una referencia a un artículo. Los ARTÍCULOS tienen un descriptor, un identificador de familia y un identificador de modelo. Varias líneas de detalle correspondientes a uno o varios pedidos (bien en su totalidad, bien en parte) constituyen un RECIBO. Los recibos contienen una fecha de entrega, una dirección de entrega y el nombre y apellido del receptor. Varias líneas de detalle correspondientes a uno o varios recibos (bien en su totalidad, bien en parte) constituyen una FACTURA, la cual contiene un número de factura, una fecha de cobro y un modo de pago.

18 Microempresa

Una base de datos para una pequeña empresa debe contener información acerca de clientes, artículos y pedidos. Se contempla registrar los siguientes datos:

• Para cada cliente: Número de cliente (único), Direcciones de envío (varias por cliente), Saldo, Límite de crédito, Descuento.

• Para cada artículo: Número de artículo (único), Proveedores que lo distribuyen, Existencias de ese artículo, Descripción del artículo.

• Para cada pedido: Cada pedido tiene una cabecera y el cuerpo del pedido. La cabecera está formada por el número de cliente, dirección de envío y fecha del pedido. El cuerpo del pedido son varias líneas, en cada línea se especifican el número del artículo pedido y la cantidad.

Además, se ha determinado que se debe almacenar la información de los proveedores. Número del distribuidor (único), nombre y Teléfono de contacto.

19 Sistema de ventas.

Una empresa necesita llevar un control de proveedores, clientes, productos y ventas.

Un proveedor tiene un RFC (registro único tributario), nombre, dirección, teléfono y página web. Un cliente también tiene RFC, nombre, dirección, pero puede tener varios teléfonos de contacto. La dirección se entiende por calle, número, colonia, ciudad, C.P. y estado.

Un producto tiene un id único, nombre, precio actual, stock y nombre del proveedor. Además se organizan en categorías, y cada producto va sólo en una categoría. Una categoría tiene id, nombre y descripción.

Por razones de contabilidad, se debe registrar la información de cada venta con un id, fecha, cliente, descuento y monto final. Además se debe guardar el precio al momento de la venta, la cantidad vendida y el monto total por el producto.

20 Biblioteca

Una escuela requiere llevar el control de libros de una biblioteca. Para ello propone crear varias tablas: LIBROS, EDITORIALES, INVENTARIO, USUARIOS y PRESTAMOS. Considere que puede haber varios ejemplares de un mismo libro en inventario, que un usuario puede sacar en prestamo varios libros, que un libro puede tener uno o varios autores.


Posibles Proyectos:

Propiedades de los Campos






Un Campo es la unidad básica de una base de datos, por ejemplo el número de control de un alumno.


Los nombres de los campos, no deben empezar con espacios en blanco ni  caracteres especiales. No deben llevar puntos, ni signos de exclamación o corchetes. Se permite, aunque no se recomienda, el tener espacios en blanco en medio.

Estando en Vista Diseño de una tabla,  Access permite establecer  las propiedades de sus campos con lo que se controla la apariencia de los datos, y se evita que se introduzcan de modo incorrecto.

La información al respecto, correspondiente a la práctica 3, es la siguiente:
...


...
Opcionalmente pueden ver el siguiente video con información básica al respecto:



Introducción a las Bases de Datos


Archivos
Las computadoras actuales nos permiten almacenar información en discos magnéticos, lo cual nos permite conservarla aun después de apagar la máquina (a diferencia de lo que ocurre con la información guardada en la memoria RAM de la máquina que se pierde cuando apagamos la computadora).

Llamamos "Archivar" al proceso de guardar información en un lugar seguro, del cual podemos recuperarla posteriormente.

Previamente hemos trabajado con dos clases de archivos:


Archivos del sistema, que controlan la operación de la computadora y sus periféricos, por ejemplo Windows.

Archivos de programas, que guardan los listados de los programas que utiliza el usuario.

En esta sección trabajaremos con archivos de datos capaces de guardar grandes cantidades de datos, capturados por el usuario.

Un archivo de datos guarda un conjunto de bloques de información o registros, empleando en todos ellos un mismo formato. Cada registro a su vez está subdividido en campos que almacenan los datos que integran al registro. Por ejemplo, el directorio telefónico es un archivo integrado por un grupo numeroso de registros, cada uno de ellos correspondiente a un diferente usuario; cada registro a su vez está constituido por tres campos denominados: "nombre" "dirección" y "número telefónico", todos ellos ligados entre sí ya que corresponden al mismo usuario.

Archivar información en la computadora es similar a archivarla manualmente, en hojas impresas que se guardan en un archivero.



Bases de datos
Una base de datos es una colección organizada de datos, por ejemplo una base de datos guarda toda la información referente a los alumnos de una escuela, nombres, direcciones, teléfonos, calificaciones y otra información pertinente.

Los sistemas de manejo de bases de datos que permiten crear, organizar, filtrar, buscar y manejar eficientemente los datos almacenados.

Así como en un archivero físico separamos la información en carpetas que guardan grupos de información relacionada, por ejemplo los gastos de enero, febrero, marzo, etc., para facilitar el manejo de una base de datos es conveniente trabajar grupos de datos más compactos a los que denominamos tablas.


Una tabla es una colección de datos referente a un tópico específico.

Un registro es un renglón de la tabla

Un campo es una columna de la tabla






En una base de datos relacional, se trabaja con múltiples tablas relacionadas entre si, por ejemplo en una base de datos escolar existe relación entre la tabla que guarda la lista de alumnos inscritos en este semestre y las tablas que guardan las listas de calificaciones de cada materia.

La relación entre tablas se logra mediante un elemento de enlace al que llamamos clave principal (llave principal) o simplemente llave. En una base de datos de control escolar cada alumno tiene asignado un número de control único y exclusivo que lo identifica en todas las tablas que tienen relación con el número de control de cada alumno es precisamente su llave.
Las bases de datos relacionales toman datos de múltiples tablas, con lo cual evitan que exista duplicidad de datos en más de una tabla.

Los atributos de la clave o llave principal son:

  • La clave principal es única y por lo tanto no puede estar repetida en una tabla
  • La clave principal nunca puede quedar vacía
  • La clave principal nunca cambia
Los tipos de datos que podemos guardar en una tabla son los siguientes:

· Texto (nombres, direcciones, números de teléfono, RFC, etc.)
· Memo (textos largos como una descripción detallada de un producto)
· Número (precio, cantidad, factores de conversión, etc.). Puede ser entero corto o largo o bien real de
                  precisión simple o doble)
· Autonumérico: número secuencial (incrementado de uno a uno) único tipo entero largo
· Fecha/Hora (fechas de facturas y otros documentos, etc)
· Moneda (Cantidades en pesos y centavos, incluyendo el símbolo monetario)
· Si/No (Verdadero/Falso para indicar si se cumple o no con una condición)
· Autonúmero (para asignar números consecutivos a los registros)
· Hipervínculo: (dirección de Hipervínculo)
· OLE (para importar elementos de otros programas de Office, como por ejemplo una gráfica de Excel)
· Datos Adjuntos Para adjuntar en una carpeta archivos tales como fotografías, imágenes, archivos de
                            Office (de Word, de Excel, Power Point..), etc.
· Asistente para búsquedas (para crear una lista desplegable con los diversos textos que indiquemos).

Un buen diseño de la base de datos es fundamental para crear una base de datos que realice las operaciones que desee de una forma efectiva, precisa y eficaz.

Los pasos básicos para diseñar una base de datos son:


1 Determinar la finalidad de la base de datos

El primer paso para diseñar una base de datos es determinar la finalidad de la base de datos y cómo se utiliza. Debe saber qué información desea obtener de la base de datos. A partir de ahí, puede determinar sobre qué asuntos necesita almacenar hechos (las tablas) y qué hechos necesita almacenar sobre cada asunto (los campos de las tablas).

Hable con las personas que utilizarán la base de datos (usuarios). Piense detenidamente en las preguntas que desea que responda la base de datos. Realice bocetos de los informes que desea que produzca. Reuna los formularios que utiliza actualmente para registrar los datos. Examine bases de datos bien diseñadas similares a la que va a diseñar.

2 Determinar las tablas que se necesitan

Determinar las tablas puede ser el paso más complicado del proceso de diseño de la base de datos. Usualmente conviene realizar un boceto en papel de la base de datos y trabajar sobre el diseño primero. Al diseñar las tablas, divida la información teniendo en cuenta los siguientes principios de diseño fundamentales:

Una tabla no debe contener información duplicada y la información no debe duplicarse entre las tablas.

Cuando cada elemento de información está almacenado en una tabla, se actualiza en un solo lugar. Esto resulta más eficiente y elimina la posibilidad de que existan entradas duplicadas que contengan información diferente. Por ejemplo, conviene almacenar la dirección y el número de teléfono de cada cliente una sola vez en una sola tabla.

Cada tabla debe contener información sobre un asunto.

Cuando cada tabla contiene hechos sólo sobre un asunto, puede mantener la información acerca de cada asunto independientemente de otros asuntos. Por ejemplo, puede almacenar las direcciones de los clientes en una tabla diferente de los pedidos de los clientes, de modo que pueda eliminar un pedido y conservar a la vez la información sobre el cliente.

3 Determinar los campos que se necesitan

Cada tabla contiene información acerca del mismo asunto, y cada campo de una tabla contiene hechos individuales sobre el asunto de la tabla. Por ejemplo, la tabla de Clientes puede incluir los campos del nombre de la compañía, la dirección, la ciudad, el país y el número de teléfono. Al realizar bocetos de los campos para cada tabla, tenga en cuenta estas sugerencias:

 Relacione cada campo directamente con el asunto de la tabla.
 No incluya datos derivados ni calculados (datos que son el resultado de una expresión).
 Incluya toda la información que necesite.
 Almacene información en sus partes lógicas más pequeñas (por ejemplo, Nombre y Apellidos, en lugar del Nombre completo).

4 Identificar los campos con valores exclusivos mediante la clave principal. Gracias a la clave principal no se podrán introducir dos registros iguales o almacenar valores nulos en dicho campo.

5 Determinar las relaciones entre las tablas

Ya que ha dividido la información en tablas y que ha identificado los campos de clave principal, necesita una forma de indicar a la base de datos cómo volver a reunir toda la información relacionada de un modo significativo. Para ello, debe definir relaciones entre las tablas.

En una relación se hacen coincidir los datos de los campos clave (normalmente un campo con el mismo nombre en ambas tablas). En la mayoría de los casos, estos campos coincidentes son la clave principal de una tabla, que proporciona un identificador único para cada registro, y una clave externa de la otra tabla.

6 Precisar el diseño

Una vez diseñadas las tablas, los campos y las relaciones que necesita, es el momento de estudiar el diseño y detectar los posibles fallos que puedan quedar. Es más sencillo cambiar el diseño de la base de datos en la fase inicial que una vez que haya rellenado las tablas con datos.

Utilice Microsoft Access para crear las tablas, especificar relaciones entre las tablas e introducir algunos registros de datos en cada tabla. Observe si puede utilizar la base de datos para obtener las respuestas que desee. Cree bocetos de los formularios e informes y compruebe si muestran los datos que desea. Busque duplicaciones de datos innecesarias y elimínelas.


Objetos de una base de datos

Tablas
Son los objetos principales de bases de datos y se utilizan para guardar datos.

FormulariosUn formulario permite mostrar y editar la información por medio de diferentes controles virtuales (botones, cuadros de texto, etiquetas, etc). El formulario no almacena información, solo muestra los datos que están guardados en una tabla. En un mismo formulario podemos trabajar simultáneamente los datos de varias tablas.ConsultasUna consulta emplea uno o más criterios para mostrar los datos que nos interesan de una base de datos. Las consultas nos permiten extraer la información que queremos ver de las bases de datos y organizarla adecuadamente. Las consultas permiten mostrar, modificar, borrar, ordenar, filtrar y agregar datos en una base de datos.

InformesPermiten resumir e imprimir la información de base de datos, posibilitan combinar los datos de varias tablas en un documento único.

MacrosLos macros realizan una o más acciones de las bases de datos de forma automática.

Las prácticas y tareas serán publicadas en su Blog Académico Personal. Inicialmente deberán ser guardadas en SkyDrive, compartiendo el archivo con el profesor, para que pueda revisarlo ( hugogarcia.tec@gmail.com).

Si alguien no sabe como hacerlo, le recomiendo revise el tema en otro de mis blogs:
http://softwaredeaplicacionejecutivo.blogspot.com/2010/01/competencias-digitales_27.html


Aquí tienen algunos archivos para las primeras prácticas:




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A continuación estan los enlaces a algunas bases de datos de ejemplo:

Dulce
Neptuno
NorthWind
NorthWind 2007

Microsoft tiene una buena introducción a Access 2007
Algunas otras referencias que pudieran servirles:








Introducción a Access 2007

Access 2007 (45 minutos)

Access simplificado con plantillas I: Crear una base de datos

Access simplificado con plantillas II: Modificar una base de datos


Hojas de datos I: Crear una tabla especificando los datos

Hojas de datos II: Sumar, ordenar, filtrar y buscar los datos
Hojas de datos III: Facilitar la lectura de los datos mediante la aplicación de formato a columnas y filas


Importar datos desde Excel


Curso de Access 2007 (Ejercicios paso a paso, Videotutoriales, Ejercicios propuestos)

Un curso muy acesible de Access 2007 (en Inglés), incluyendo presentaciones PP es:

Course Technology: New Perspectives on Microsoft Access 2007


>>>GCF Aprenda Gratis<<<

Dada la complejidad del programa y el poco tiempo disponible, les recomiendo adquirir un buen libro de Access que les sirva de referencia. Una opción es:


BASES DE DATOS CON ACCESS 2007,
ALFAOMEGA GRUPO EDITOR,
ISBN 9789701514085 $300
Otro libro que pueden adquirir (o descargar la versión electrónica) es:


Conviene destacar que el paso mas importante del diseño de la base de datos es Determinar la finalidad de la base de datos ya que si no le dedicamos el tiempo y análisis suficiente podemos terminar con una base de datos que funcione perfectamente pero que no satisfaga las necesidades del usuario.


GFC Aprenda Gratis (Access 2007)

En Internet existen excelentes cursos gratuitos de Access, que incluyen los aspectos mas relevantes, GFC Aprenda Gratis es uno de ellos, que destaca por su calidad y sencillez al abordar los temas. Incluye además videos paso a paso de diferentes tópicos.

Conceptos de Bases de Datos

lunes, 23 de agosto de 2010

Taller de Informática Administrativa II


Bienvenida


Les doy la más cordial bienvenida al curso de Taller de Informática Administrativa II , para estudiantes de la Licenciatura en Administración del Instituto Tecnológico de Nuevo Laredo, mi nombre es Hugo Gilberto García Guerra, soy profesor del Departamento de Ciencias Económico Administrativas y a partir de ahora estaremos juntos compartiendo este Proceso Enseñanza -Aprendizaje que será de gran beneficio en la formación profesional de todos ustedes. Este espacio pretende consolidarse como puente de interactivo entre los alumnos del grupo y el profesor de la asignatura.

Dentro de este espacio ustedes podrán descargar los textos que estudiaremos en clase. De esta manera, la participación es indispensable para complementar los conocimientos vistos en clase a través de las nuevas tecnologías de la información. Para que tengan el éxito esperado, deben realizar las lecturas del material ya seleccionado y establecido, pero sobre todo procurar leer y comprender en estos documentos las diversas facetas de los mismos.

Los exhorto a que hagan buen uso del contenido que hay en este espacio docente y nos ayuden a enriquecerlo.

Como profesor, aprecio el cumplimiento, reconozco todo esfuerzo extraordinario que hagan mis alumnos; pero también soy enemigo de la irresponsabilidad.


Ing. Hugo Gilberto García Guerra ________________________________________________________



Con respecto a la Acreditación de la materia

I. Los cursos en las carreras en sistema escolarizado son presenciales (asistencia mayor al 85%, si es menor reprueba la unidad o en su caso la materia).

II. La escala de calificación aprobatoria para cada unidad y final es 70 a 100, menor a esta es NA (No acreditado)

III. La calificación final se obtiene del promedio aritmético de todas las unidades de aprendizaje siempre y cuando, todas las unidades estén acreditadas y el total de prácticas hayan sido entregadas.

IV. El alumno tendrá derecho a examen de regularización de cada una de las unidades reprobadas, sólo si tiene acreditado al menos el 40% del total de las unidades.

V. Después del examen de regularización, el alumno tendrá derecho a examen extraordinario de cada una de las unidades no acreditadas, solo si tiene acreditado al menos el 70% del total de las unidades y no es alumno de repetición.

VI. La copia en exámenes y tareas está penalizada con 0 (cero) de su valor asignado. Si un alumno es sorprendido copiando o consultando un "acordeón" en exámenes rápidos o parciales se le sancionará con: 0 (cero sobre cien) de la calificación en el examen y si se le sorprende en el examen final, se le pondrá 0 (cero sobre cien) de calificación final en la materia. En ambos casos, se enviará un memorando a la Jefatura de Carrera y al Departamento de Control Escolar a fin de archivarlo en el expediente del alumno o alumnos involucrados.


Nota: Por experiencia previa, en materias relacionadas con Informática, reprueba usualmente entre un 20% y un 30%, generalmente quienes reprueban son los alumnos faltistas e impuntuales, que usualmente son quienes participan poco en prácticas y tareas.

Todos los examenes serán de tipo práctico en la computadora (solo hay dos opciones SABES HACER LO QUE SE TE PIDE O NO SABES), muchas veces las preguntas son al azar y cada alumno tiene un examen diferente a sus compañeros. _________________________________________________________



POLÍTICAS EN EL AULA

En este curso se espera que los alumnos asistan puntualmente a la totalidad de las clases

1. Se tomará asistencia en todas las clases.

2. Por reglamento para acreditar el curso se requiere una asistencia superior al 85% (más de 2 faltas en un mes implica reprobar la unidad y presentarla en nivelación).

3. Sólo se permiten 10 minutos de retraso, después de ellos se cerrará la puerta y se tomará asistencia.

4. No hay “retardos” (solo asistencia o falta).

5. La entrega de tareas y proyectos deberán de hacerse en el día establecido. NO SE ACEPTAN TAREAS TARDÍAS.

6. Las tareas son impresas a menos que se indique otra cosa.


7. Se deben apagar los teléfonos celulares al ingresar a la clase (no hacerlo implica sanción).

8. No se permite el uso de MP3s en la sesión de clase (hacerlo implica sanción).


9. Los proyectos se realizarán en equipos de 2 ó 3 personas.
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Lo que dice el reglamento

Artículo 250. Las sanciones, serán aplicadas considerando la gravedad de la falta y a criterio del director del plantel o funcionarios de la Dirección General de Institutos Tecnológicos.

Artículo 251. Si los alumnos incurren en las faltas siguientes: El procedimiento fraudulento dentro de las evaluaciones de cualquier tipo. La suplantación de persona.

Se harán acreedores a las siguientes sanciones:

Se recogerá el examen y se considerará anulado, reportándose con calificación no aprobatoria. Amonestación privada y/o pública.

Anotación de la falta del alumno con aviso al padre o tutor.

Suspensión de los derechos estudiantiles hasta por una semana, con anotación en el expediente del alumno y aviso al padre o tutor.

Suspensión definitiva en la asignatura, conservando el alumno solamente el derecho a presentar Examen Especial, o a la repetición de la asignatura en el periodo escolar siguiente a la sanción, en el caso de que la materia sea cursada por primera vez.

Las sanciones anteriores serán aplicadas por la Dirección del Instituto Tecnológico.
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A continuación se presenta el programa oficial de la materia, que incluye la información siguiente:
(misma que será discutida en la sesión inicial)


Taller de Informática Administrativa II

Unidad 1 Base de datos

1.1 Base de Datos

1.1.1 Diseño de Tablas

1.1.2 Creación de Tablas

1.1.3 Uso de Base de Datos

1.1.4 Almacenamiento En Tablas

1.2 Ordenamiento Tablas

1.3 Búsqueda Tablas

1.4 Relaciones Tablas

1.5 Consultas Tablas

1.6 Formularios Tablas

1.7 Reportes Tablas

1.7.1 Vista Previa Tablas

1.7.2 Impresión Tablas

Unidad 2 Programas para la toma de decisiones

2.1 Programa Estadístico

2.1.1 Introducción y Clasificación

2.1.2 Comandos Aplicaciones Estadística Descriptiva

2.1.3 Comandos Aplicaciones Estadística Inferencial

2.2 Sistema de Administración Empresarial

2.2.1 Introducción y clasificación

2.2.2 Comandos básicos

2.2.3 Comandos especiales

2.2.4 Consultas

2.2.5 Reportes

2.2.6 Procesos

2.2.7 Utilerías

2.2.8 Aplicaciones prácticas

2.3 Simulador Para Toma de Decisiones

2.3.1 Introducción y clasificación

2.3.2 Comandos básicos

2.3.3 Comandos especiales

2.3.4 Aplicaciones prácticas

Unidad 3 Sistemas Información Conceptos y Elementos

3.2 Importancia Sistemas de Información para la administración

3.3 Tipología Sistemas De Información

3.4 Etapas Diseño De Sistema De Información

3.5 Tendencias Sistemas De Información

Criterios de evaluación
Asistencia 10%
Prácticas en equipo 30%
Exámenes parciales 60%
Tareas (puntos extra)


Calendarización del trabajo semestral
Se realizará un examen parcial aproximadamente cada mes de clase (las fechas aparecerán en este blog oportunamente).
Examen parcial: 

En esa fecha se entregarán las prácticas realizadas en el período.
Periódicamente se propondrán tareas (en cada caso se indicará la fecha límite para entregarla), la propuesta y la fecha límite aparecerán en este blog oportunamente. El trabajo final se entregará en la fecha del último examen parcial.
Tentativamente las fechas programadas para exámenes son:
Primer parcial:
Segundo parcial:
Tercer parcial: 

Prácticas, Tareas y Exámenes



Las prácticas y tareas deberán ser subidas a SkyDrive en carpeta compartida con el profesor, y luego a su blog, salvo cuando específicamente se indique que sean entregadas de manera impresa.
Requisitos de las prácticas y tareas. Las prácticas y tareas se reportan por escrito y deben cumplir los siguientes requisitos:

*Haber sido elaboradas únicamente por los integrantes del equipo que las entrega.
*Ser entregadas de manera impresa y con la mejor presentación posible.
*Sin faltas de ortografía. Las faltas de ortografía se penalizan con 1/100 de tu calificación, por cada falta hasta un máximo de 20 faltas ortográficas. Con más de 20 faltas se calificará con 0 (cero) la tarea correspondiente. Se recomienda utilizar el corrector ortográfico de Word al elaborar las tareas.

*No son un trabajo de copiar y pegar (COPY AND PASTE), deben ser redactadas por ustedes en sus propias palabras.

En la portada se especificará lo siguiente:
*Tema y subtemas del trabajo
*Nombre, y número de control de los alumnos que integran el equipo.
*Nombre del profesor
*Nombre de la materia
*Fecha de entrega

Debe incluirse un índice del contenido.
En el caso de tareas, debe describir de manera clara cuales son los objetivos del trabajo.. En el encabezado se debe incluir el nombre del reporte que se trate (nombre de la práctica o tarea) y en el pie de página el nombre del autor (o nombres si es un trabajo en equipo) y el número de hoja.

Si el trabajo fue en equipo, deben describir la participación de cada integrante del equipo.


En el interior del reporte deberá incluirse el número y descripción del subtema, así como su explicación detallada. Debe indicarse como se realizó cada una de las acciones propuestas en los diversos incisos. En donde sea conveniente, deberá incluirse una captura de pantalla que ilustre acerca de lo que se explica

Es RESPONSABILIDAD de los integrantes del equipo entregar puntualmente cada una de las tareas asignadas. Cada una de ellas tiene una fecha límite de entrega. Si no es entregada dentro del periodo especificado, no se tomará en cuenta para la calificación (sin excepciones y bajo ninguna condición).


Utilizar referencias bibliográficas para citar los textos o fuentes utilizadas.


EXÁMENES

Exámenes extemporáneos. Los exámenes parciales que se presenten, por causas de fuerza mayor ajenas al alumno, fuera de la fecha señalada, deberán ser presentados en la fecha asignada al examen de nivelación.

Entrega de exámenes. Las calificaciones de los exámenes ya revisados, serán entregadas en la clase siguiente a su aplicación.

Revisiones. Al presentar avances del proyecto final, el profesor fijará la fecha, lugar y hora para su revisión.

Si necesita revisión de algún examen, debe solicitarse a más tardar durante la semana posterior a la fecha en que se calificó.


Copia. La copia en exámenes y tareas está penalizada. Si un alumno es sorprendido copiando o consultando un "acordeón" en exámenes rápidos o parciales, o intercambiando información mediante memorias USB, teléfonos celulares, mensajes por la red, etc. se le sancionará con: 0 (cero sobre cien) de la calificación en el examen y si se le sorprende en el examen final, se le pondrá 0 (cero sobre cien) de calificación final en la materia. En ambos casos, se enviará un memorando a la Jefatura de Carrera y al Departamento de Control Escolar a fin de archivarlo en el expediente del alumno o alumnos involucrados. La reincidencia de copia causará baja definitiva del alumno en el Instituto. La copia de tareas también se penaliza con 0.